【讀後心得】「好厲害!」準備的技術:成功的關鍵,「才能」只占10%,其餘就憑準備。

準備的技術

如果給我六個小時砍下一顆樹,我會用前面四個小時把斧頭磨利。

亞伯拉罕 • 林肯

前言

回想自己大概是什麼時候學會「準備」,大概是小學時期吧。每晚睡覺前,要先準備隔天上課用的課本、樂器、體育服裝,或是打發時間用的小玩具,如果隔天到了學校才發現忘記帶什麼東西,又要爸媽送來的話,回家後免不了一頓碎念。

長大後,「準備」出現在更多生活中的各種層面:上班前、拜訪客戶前、約會前、旅遊前、讀書會前…等等,凡事提前準備,常常可以省去很多麻煩,獲得更多回報。

《準備的技術》作者顯然不這麼認為,他說:「沒有一件事情比準備重要」。尤其在與人合作交涉方面,作者總是事前做足準備,事情才得以順利完成。

作者栗原甚:日本知名電視台導演與製作人,製播作品無數,座右銘是「做好準備的人,就能主宰人生。」他所企劃和監製的「金錢之虎」曾在台灣有線電視播放,節目版權銷售海外35國,美國版為獲得四次艾美獎的「創業鯊魚幫」。

這本書是他擔任金牌製作人與導演多年以來打動大老闆、名人與觀眾的成功關鍵。

去聽個演講,也需要準備嗎?

在網路上,我看過一個年收入破2億日幣的日本講師談到「準備」這件事。

他說:「大部分來參加講座的人都是空手而來,空手而回。」他不是打自己臉,而是感慨多數人只想喝喝心靈雞湯,而不去踏實執行該做的事情。

原來,每次他舉辦講座時總會問參加者是否看過他的書,通常九成以上的人會舉手,接著他會問:「請問有多少人已經實踐我書中提到的內容呢? 其中一個步驟也好?」這時五六十個人當中,只有兩三個人舉手,全場頓時變得鴉雀無聲。

此時他會緩緩地拿起麥克風說:「恕我直言,看過書再來參加講座的人,你會獲得一些反思和補充 ; 已經執行書本中的技巧再來參加講座的人,你會得到晉級所需要的知識 ; 至於已經看過書、付諸執行,歸納出一些心得和疑問才來參加講座的人,你將獲得最寶貴的成功關鍵。」

是的,就連去參加一個講座都需要「準備」才能獲得最大的益處。不論收費或免費講座,抱著「聽演講」的心態去參加,都只能獲得一些表面的知識,甚至回家後就忘光了。

如果你想要學習比較深入的東西,參加任何講座之前都可以做一些「準備」。例如分析自己的情況:自身的情況如何?目標是什麼?已經做過些哪些事?學到什麼?目前的自己還缺少什麼?等等,這些問題應該在去講座之前就已經清清楚楚。

作者的「準備」跟多數人不一樣

許多企業在工作上碰到困難時,經常會使用「PDCA循環」,但是作者不使用PDCA,而是提出「RPD循環」,這也許跟他多數時間都在「與人交涉」的職業有關。(製作人、導演)

PDCA循環是:計畫、執行、評估、改善。針對目標建立計畫,執行,再評估結果,進行改善,然後重複這四個步驟。

作者提出的RPD循環則是:準備、計畫、執行。針對某個目標,做好徹底的準備之後,再建立計畫、執行,然後重複這三個步驟。

作者認為PDCA在有交涉談判的重要場合之下沒有用武之地。如果要等到執行之後再評估和改善,錯失的機會很難再回來。

這個時候,就要換RPD循環上場了,作者認為只要落實RPD循環,交涉幾乎都會成功,可以說是最強的溝通工具。

RPD筆記法

作者常常聽別人說:「問題又多又複雜,要解決很難」,他不認為如此,他認為多數問題只是像纏在一起的耳機線,慢慢解,一定解得開,多數人只是缺少耐心,也沒有真正去做分析而自亂陣腳。

他在書中展示自己的分析筆記,這是他二十多年來解決無數難題的好幫手。過去他在製作史無前例的暴紅節目「金錢之虎」時,就是使用這種筆記來擬定出各種交涉戰略,克服許多困難,讓節目得以順利錄製完成。

準備的技術

筆記製作方式

  1. 準備一本A4筆記本,由左到右規劃成四個欄位。

2. 由左到右依序寫下四個項目:交涉對象資料、自己的資訊、問題和解決方案。

3. 開始填入所有資料,標註記號。

4. 找出共通點和關鍵字,發現交涉的線索,也要站在對方的立場思考,擬訂對策。

這個筆記法看起來不難,但需要收集情報、抽絲剝繭的功夫,還需要用同理心問出正確的問題,最後找出突破盲腸的地方。

RPD循環的「D」 8個行動法則

  • 準備法則一:逆向思考,讓扣分變加分

    勤奮卻不得要領的業務常常事倍功半,成績不好,因為他們把所有人當作客人。Top業務不是這樣做,他們會先「篩選」出符合他們條件的客人,然後才去談生意。

    例如,多數人都喜歡有日照的房屋,但有些房屋物件缺乏日照,卻因為地段的關係租金降不下去,乏人問津,這時房屋的Top業務會逆向思考去找出「不喜歡日照」的客人,例如在公關俱樂部 / 酒店上班的人早上才會回家睡覺,他們就是理想的準客戶。

    另一種逆向思考,是去拓寬對方的思路。當對方思路單一,想不到其他可能性,我們自己要在事前做逆向思考,尋找拓寬自己和對方思路的方法,來完成雙方共利的目標。


  • 準備法則二:越了解對方,成功率就越高

    福爾摩斯在研究犯人時,會徹底研究他可以蒐集到有關對方的一切資訊,因為任何資訊,都可能藏有破解對方心思的線索。商業或戀愛的成功道理也是一樣,越了解對方,成功率就越高。


  • 準備法則三:把交涉當成戀愛

    把交涉當成戀愛,把對方的需求當成自己的需求去滿足。有時我們會在街上看見美女與野獸的組合,其實沒有什麼奇怪的地方,即使你比對方帥,比對方有錢,也不一定能比對方滿足那位美女的需求。重點是徹底了解對方的需求是什麼。


    相關文章: 【讀後心得】每個人的商學院・商業基礎:客戶心理是一切需求的起始點

  • 準備法則四:模仿對方

    把對方的資訊記在上面提到的筆記本中,之後就要根據那些資訊來「扮演對方」,用對方的角度來思考「自己」要什麼,這樣會比較容易提出好幾個讓對方獲得好處的提案。


  • 準備法則五:「沒有前例」是正面要素

    亞洲文化裡,特別是日本人,常會提出「之前沒有人這樣做過」來拒絕提案。這時不要輕易同意對方,不妨說:「那就從這次開始創造新的東西」,如果對方不能接受,就詢問對方做不到的具體原因,和對方一起去解決問題。

  • 準備法則六:提出新穎的建議

    通常中間幹部的人偏向安全的做法,但是公司董事長等最高領導人往往會想嘗試新的挑戰,所以提出新穎的建議,對方如果從未想過,將會很容易被吸引,交涉的成功率也會提高。


  • 準備法則七:別做「Yes Man」要做「No Man」

    這個法則其實也是比較針對高階的領導階層,尤其是面對「很少會有人去指出其錯誤和否定」的董事長、總經理這些人,我們反而要有些強硬,有主見,比較容易獲得好感。


  • 準備法則八:令對方覺得自己有意思

    讓對方對自己這個「人」感興趣,就是成功的信號。尤其是高階領導人,因為需要僱用員工,一些有意思的企劃想法和人才都容易引起他們的興趣。

總結

在這個強調馬上行動的世界,很多人會懷疑:「準備有那麼重要嗎?」、「幹麻那麼麻煩,直接去做就好了」。而作者寫這本書就是想告訴大家:「準備真的很重要」、「準備會讓人興奮雀躍」,「準備」讓工作得以順利進行,在私生活方面也有很大幫助。

二、三十年來,作者手上總是有好幾個企劃在進行,也都為每個企劃做好準備。他認為不需要一次把事情作到完美,而是孜孜不倦,一步一步慢慢做,內心就不會產生壓力。只要慢慢推動,不知不覺就會把事情做完,而事前做好準備、做好規劃就是要訣。

大家不妨記住本書的三個要訣:準備、計畫、執行,並應用「準備筆記」去改善你的人生。

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